E-Mails optimal einsetzen

Neben dem Telefonieren gehört das Schreiben von E-Mails zum alltäglichen Geschäft. E-Mails sollten niemals Ersatz für Telefonate und für die persönliche Kommunikation mit Freunden, der Familie oder auch mit beruflichen Partnern sein. Sie eignen sich jedoch sehr gut als Zusatzinstrument und auch für ausführlichere Informationen untereinander. Viele Regeln beim Schreiben von E-Mails betreffen sowohl die private als auch die berufliche Kommunikation. Betreffzeile: Wer eine Mail lesen will, muss diese auch öffnen. Viele Unternehmen erhalten mehr Mailpost, als sie lesen und bearbeiten können. Aus diesem Grund ist es wichtig, schon in der Betreffzeile auf das eigentliche Thema deutlich hinzuweisen bzw. neugierig zu machen. Schreiben Sie in der Betreffzeile, um was es geht. So wird eindeutig das Interesse des Lesers geweckt. Die Betreffzeile muss informativ, knapp und ausdrucksstark sein. Von allgemeinen Hinweisen wie „Info“ oder „Neues Angebot“ ist abzuraten. Die Anrede: Bei Kunden, die Sie gut kennen, wirkt die Anredeform: “Sehr geehrte Frau ...“ oder „Sehr geehrter Herr ...” zu förmlich und distanziert. Je nachdem, wie sie sonst miteinander umgehen, können „Hallo” oder „Guten Tag” freundlicher und persönlicher sein. Signaturen mit Informationen: Heutige Mailprogramme haben den Vorteil, jeder Post eine Signatur anzuhängen, die auf zusätzliche Kommunikationswege hinweist. Diese Art der Signatur erspart dem Empfänger umständliches Nachfragen. Die Anreicherung von Signaturen mit „Zitaten“, „Sinnsprüchen“ und anderem Beiwerk stört eher nur. Anhänge: Datenanhänge kosten Zeit und lassen sich häufig nicht öffnen, weil dem Empfänger vielleicht das Programm dazu fehlt. Dazu kommt die Gefahr, dass Viren ungewollt übertragen werden. Deshalb sind Anhänge, wenn nicht abgestimmt, möglichst zu vermeiden. Weiterleiten: Individuelle Mailpost ist genau so zu behandeln wie ein Brief. Sie darf also nur mit Zustimmung des Empfängers überhaupt weitergeleitet werden. Kettenbriefe o.ä. können guten Gewissens nur dann versandt werden, wenn man absolut sicher ist, dass der Empfänger dergleichen mag. Schreibweise: Halten Sie den Text knapp, versehen Sie ihn aber mit einem persönlichen Einleitungssatz. Beispielsweise können Sie sich für das vorausgegangene Gespräch bedanken oder eine Situation ansprechen, die den Kunden gerade betrifft. Am Schluss sollten ebenfalls freundliche Worte stehen.“ Machen Sie keine unbedachten Zusagen, auch per Mail sind sie verbindlich. Antworten Sie auf…